Précommande de documents entreposés dans d’autres locaux et dans la chambre forte réfrigérée

Beaucoup de documents sont entreposés dans les installations externes d’entreposage des Archives, notamment des documents gouvernementaux et des documents du secteur privé. Il prend plusieurs jours pour recevoir ces documents. Les clients peuvent commander une quantité limitée de documents avant de se rendre aux Archives.

Veuillez prendre note que certains documents du secteur privé, certains documents gouvernementaux et tous les documents des Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson sont entreposés sur place et ne peuvent être précommandés. La seule exception est que les items entreposer dans la chambre forte réfrigérée doivent être acclimatiser avant qu’ils peuvent être visionner dans la salle de recherche, et peuvent être précommander.

Comment déterminer si un document est entreposé dans un lieu externe

  • Consultez la base de données Keystone et les instruments de recherche dans la salle de lecture des Archives pour trouver les codes d’emplacement des documents requis.
  • Dans la base de données Keystone, les notices descriptives signalent, dans la note How to Proceed, les documents entreposés dans un lieu externe.
  • Le code d’emplacement d’un document sur place est différent de celui d’un document conservé dans un lieu externe. Les lieux externes sont indiqués par des combinaisons alphanumériques :
    • une seule lettre suivie de trois chiffres : P-10-2-3, L-3-8-22;
    • un « Q » suivi par des chiffres : Q 12345, Q 527
  • Voici des exemples de codes de documents qui ne se trouvent pas dans un lieu externe : P1234/1, G 1234, C62/1, et les codes qui commencent par deux lettres comme ZZ-1-2-3-4. Ces documents ne peuvent pas être précommandés.
  • Les items entreposer dans la chambre forte réfrigérée on des codes qui débute ‘CV’, par exemple CV 165-3. Ces items peuvent être précommander.

Commande de documents

Utiliser cette Formulaire de retrait (PDF) pour commander des documents qui se trouvent dans des lieux externes. Les commandes doivent être transmises de cinq à dix jours ouvrables avant la visite du client.

Les renseignements requis pour remplir la formule se trouvent dans la base de données Keystone et dans les instruments de recherche de la salle de lecture des Archives. Veuillez prendre note que si l’accès au document est restreint, la permission de le consulter doit être

Remplissez la formule :

  • tous les champs doivent être remplis;
  • utilisez une formule par article demandé;
  • inscrivez tous les renseignements fournis dans le champ Item Description de Keystone, y compris le nom du dossier et le numéro de dossier si les deux sont fournis.
  • ne demandez pas plus de cinq articles par jour;
  • écrivez boîte au complet dans le champ de description de l’article lorsque vous demandez toute la boîte;
  • Veuillez noter que pour tous dossiers des tribunaux (par exemples les dossiers de succession et les dossiers criminelles) sont décrit au niveau de la boîte avec une gamme de dossier, dans la base de donné Keystone. Si vous êtes à la recherche d’un dossier spécifique, s’il-vous-plait noter le numéro du dossier et le titre dans la casse de description dans le formulaire de requête au lieu de la gamme de dossiers dans la boîte.
  • consultez cet exemple de formule remplie (PDF);
  • notez que les demandes incomplètes ou contenant des renseignements incorrects seront retournées et ne seront pas exécutées;
  • une fois que la commande a été envoyée et traitée, le client recevra un courriel du commis de localisation des Archives. Le client doit répondre à ce courriel pour que les documents soient extraits à l’avance;
  • les documents seront conservés sur place pendant cinq jours ouvrables puis retournés à l’entrepôt externe.

Cette formule sert à commander des documents du gouvernement et du secteur privé conservés dans des lieux externes seulement. Elle ne peut être utilisée pour les documents entreposés sur place, y compris tous les documents des Archives de la Compagnie de la Baie d’Hudson.