Définitions des termes reliés aux archives

Dessins architecturaux
Dessins réalisés pour la conception et la construction (ou documentation de la conception et de la construction) de sites, de structures, de détails, d'accessoires fixes, de meubles et d'objets décoratifs, ainsi que d'autres objets conçus par un architecte ou un cabinet d'architecte.
Archives
Ce terme peut désigner les documents archivés, l'établissement responsable de la conservation et du contrôle des documents ou la réserve où sont entreposés les documents archivés.
Archives audio-visuelles
Voir Images en mouvement.
Document cartographique
Cartes ou dessins à l'échelle illustrant une partie d'une surface linéaire de la terre ou d'un corps céleste (comme des cartes, des graphiques, des plans ou d'autres objets connexes, dont des globes, des atlas, des relevés topographiques et hydrographiques, des cartogrammes, des maquettes en relief et des photographies aériennes).

Collection
Accumulation artificielle de documents rassemblés en fonction de caractéristiques communes, comme le sujet, le support, le nom du collectionneur, etc.
Conservation
La conservation et l'entretien physique des documents d'archives, notamment, le nettoyage, l'entreposage et la réparation.
Copie
Aux Archives du Manitoba, nous faisons une distinction entre les termes « copie » et « reproduction ». Le terme copie désigne tout processus photomécanique comme la photocopie, la microcopie et la numérisation.
Personne morale
Organisme ou association de personnes désigné par un nom précis et qui agit, ou peut agir, comme une entité. Les personnes morales sont par exemple des sociétés, des institutions, des entreprises commerciales, des organismes sans but lucratif, des gouvernements, des agences gouvernementales, des associations religieuses, des lieux de culte et de conférences.
Description
Enregistrement uniformisé de l'information sur la structure, la fonction, la création et le contenu des documents d'archives.
Documents informatiques / documents sous forme électronique
Documents encodés pour traitement par ordinateur.
Fichier ou article
Le premier niveau de description, y compris les fichiers de documents ou les documents individuels qui peuvent se présenter sous différents formats et différents supports. Ce pourrait être une lettre, un film, une photographie, une carte, un journal, un plan architectural.
Instruments de recherche
Instruments descriptifs contenant de l'information sur les archives et qui facilitent la recherche dans les archives, comme par exemple, les catalogues de cartes, les inventaires, les guides, les index et les listes.
Fonds
Ensemble d'archives et de documents, peu importe leur type et leur support, créés ou reçus et utilisés par un particulier, une famille, une personne morale ou un organisme gouvernemental dans l'exercice de ses activités ou de ses fonctions.
Ressources documentaires
Terme général désignant l'ensemble des archives, peu importe le support, sous la garde de l'institution archivistique.
Liste
Liste des fichiers ou des articles dans un fonds ou une série donné.
Code d'emplacement
Aux Archives du Manitoba, il s'agit du code exclusif assigné à un fichier, à un article ou à une boîte de documents. Ce code est nécessaire pour commander le document à consulter.
Images en mouvement
Images, avec ou sans son, donnant une illusion de mouvement. Aussi appelé « archives audio-visuelles ».
Préservation
Tout effort visant à prolonger la durée de vie d'un objet par l'amélioration des méthodes de conservation. Cela comprend la manipulation prudente, la sécurité, l'entreposage et les conditions environnementales.
Document
Information consignée, peu importe la forme, créée ou reçue par un particulier, une famille, une personne morale ou un organisme gouvernemental dans l'exercice de ses activités ou de ses fonctions.
Créateur du document d'archives
Particulier, famille, personne morale ou organisme gouvernemental ayant créé un document d'archives.
Reproduction
Aux Archives du Manitoba, nous faisons une distinction entre les termes « copie » et « reproduction ». Le terme reproduction désigne l'action de faire un duplicata d'une image par un procédé photographique.
Série
Groupe de documents organisés en une unité et qui rend compte d'une activité ou d'une fonction particulière. Un fonds peut contenir plusieurs séries de documents distincts.
Enregistrement sonore
Document contenant un élément sonore que l'on peut écouter.
Images fixes
Documents sous forme d'images, de photographies, d'illustrations, d'imprimés et d'autres produits de processus picturaux.
Sous-série
Subdivision d'une série de documents pouvant être le fruit d'une classification et d'un système de classement particulier.
Document textuel
Document écrit, que ce soit à la main, à la machine, publié ou produit par tout autre moyen, et qui est visible à l'oil nu sans avoir à recourir à un appareil.