Aide de Keystone : Transmettre des descriptions par courriel et afficher des archives

[Table des matières]

8. Sauvegarde et envoi par courriel des documents sélectionnés

Quand vous faites des recherches dans la base de données, vous pouvez sélectionner des descriptions, des descriptions d’archives et des descriptions de créateurs de documents à transmettre par courriel ou à sauvegarder dans un fichier. Remarque : le fichier sauvegardé ou joint à un courriel n’inclura pas des versions numériques d’un dossier. L’adresse URL d’une page Web particulière n’est pas permanente et ne peut pas être utilisée ultérieurement pour retrouver des résultats de recherche ni une description particulière.

Sélection et sauvegarde de documents

Vous pouvez sélectionner et sauvegarder des documents de plusieurs façons :

  •  Sur la page des résultats de recherche, sélectionnez les documents que vous souhaitez sauvegarder en cochant les cases à gauche des résultats. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder les documents sélectionnés » en haut de la liste.
  • Sur la page des résultats de recherche, cliquez sur « Sauvegarder tous les documents de la page ».
  • Quand vous consultez un document particulier, cliquez sur « Sauvegarder ce document » en haut de la page.

Envoi par courriel des résultats sauvegardés

Pour envoyer par courriel les résultats sauvegardés :

  • Cliquez sur « Voir les résultats sauvegardés » en haut de l’écran pour voir les descriptions que vous avez sauvegardées.
  • Cliquez sur « Envoyer par courriel les résultats sauvegardés » pour afficher un formulaire de courriel.
  • Remplissez le formulaire. Les champs obligatoires comprennent
    • l’adresse de courriel du destinataire
    • une adresse de courriel de l’expéditeur (l’adresse par défaut peut être modifiée)
    • une ligne sujet (le sujet par défaut peut être modifié)
    • un message (le message par défaut peut être modifié)
  • Cliquez sur « Envoyer le fichier sauvegardé maintenant ».

Sauvegarde ou impression des résultats

Vous pouvez sauvegarder vos résultats dans un fichier de votre ordinateur ou les imprimer.

  • Cliquez sur « Voir les résultats sauvegardés » pour afficher les descriptions que vous avez sauvegardées.
  • Cliquez sur « Imprimer/Télécharger les résultats sauvegardés dans un fichier ».
  • Cliquez comme il est indiqué pour afficher votre fichier. À partir d’ici, vous pouvez sauvegarder ou imprimer votre fichier.

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