Rôles et responsabilités

En matière de tenue efficace des dossiers, la responsabilité incombe à tout le monde.

Tous les fonctionnaires sont tenus de créer une documentation complète et précise de leurs activités et de classer ou de conserver cette documentation à l’aide d’un système officiel de tenue de dossiers. Il est interdit aux employés, quel que soit leur échelon, de détruire des documents du gouvernement sauf si la destruction est prévue en vertu d’un calendrier de conservation approuvé et est effectuée conformément à la marche à suivre établie concernant l’élimination des documents.

Afin d’être mieux informé du rôle et des responsabilités de chacun, il est recommandé aux employés du gouvernement de tous les niveaux de suivre le cours en ligne d’introduction à la gestion des dossiers et de l’information au sein du gouvernement du Manitoba, disponible en anglais seulement sous le titre « Introduction to Records and Information Management in the Manitoba Government », par l’entremise du système de gestion de l’apprentissage (LMS). Pour obtenir des renseignements sur le cours et un lien vers le système de gestion de l’apprentissage, rendez-vous à la page Formation.

Les gestionnaires de programme doivent s’assurer que les exigences particulières concernant les documents relatifs à leur programme sont définies et comprises de leur personnel, que la responsabilité en matière de création et de gestion des documents est bien établie et que les systèmes nécessaires pour faciliter la tenue des dossiers sont en place. Les gestionnaires doivent également veiller à ce que tous les documents dont ils ont la garde et la responsabilité soient couverts par les calendriers de conservation existants et que ceux-ci sont respectés de manière régulière.

Rôles des ministères/organismes désignés pour la tenue de dossiers :

Chaque ministère doit avoir un responsable exécutif chargé de la tenue de dossiers, des professionnels de la gestion de dossiers chargés d’analyser et de diriger les activités de tenue de dossiers, et du personnel technique chargé de la gestion des documents numériques et physiques. Ces rôles et responsabilités évoluent à mesure que la tenue des dossiers numérique transforme nos façons de travailler et de créer, recevoir et gérer des documents.

Pour en savoir plus et désigner les rôles, consultez le document sur les rôles et responsabilités des ministères et organismes en matière de tenue de dossiers (PDF).

La Loi sur les archives et la tenue de dossiers confère au Bureau des documents du gouvernement la responsabilité d’établir des politiques, des lignes directrices et des normes pour la tenue des dossiers à l’échelle du gouvernement, notamment pour la création, la désignation, la tenue à jour, la conservation, l’élimination, la garde et la protection des documents. Le Bureau désigne les documents ayant une valeur archivistique par le processus d’établissement des calendriers de conservation et participe à la planification de la protection à long terme et de l’utilisation de ces documents. Le Bureau des documents du gouvernement soutient les ministères en s’engageant auprès des employés du ministère ou de l’organisme ayant des responsabilités dans les activités de gestion des documents. Il fournit également au gouvernement des services d’entreposage des documents par l’entremise du Centre de préarchivage du gouvernement.