La gestion des documents au sein du gouvernement du Manitoba

1 - Création et saisie des documents, 2 - Organisation et utilisation des documents, 3 - Protection et gestion des documents, 4 - Conservation et élimination des documents
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Le cycle de vie des documents

Le gouvernement du Manitoba a pour responsabilité de créer et de gérer les documents qui rendent compte de ses activités, décisions et interactions. Cette responsabilité est parfois appelée le « devoir de documentation ».

Les responsabilités en matière de gestion des documents et de l’information sont énoncées dans la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, décrites plus en détail dans le Recordkeeping Framework for Departments and Agencies: Policies and Requirements (en anglais seulement) et précisées dans un nombre toujours croissant de lignes directrices publiées par les Archives du Manitoba sur ce site Web.

Voici un aperçu de haut niveau des responsabilités en matière de tenue de dossiers à chaque étape interdépendante du cycle de vie des documents.

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1 - Création et saisie des documents

Il incombe aux fonctionnaires de veiller à ce que les actions et les décisions du gouvernement soient documentées. Les documents gouvernementaux sont définis comme étant l’information enregistrée sous quelque forme que ce soit, créée ou reçue dans le cadre de la conduite des affaires gouvernementales, et conservée comme preuve des activités et des décisions.

Création des documents : Lorsque des documents sont créés ou reçus, ils doivent fournir des indications suffisantes pour documenter l’activité, l’action ou la décision. L’objectif est de créer des documents dignes de foi, accessibles et fiables qui seront là en cas de besoin et aussi longtemps que nécessaire.

Des documents correctement créés, recueillis et organisés aident le gouvernement à :

  • appuyer la prise des décisions
  • indiquer les responsabilités
  • documenter les droits et privilèges
  • soutenir la transparence et la responsabilité
  • établir les fondements de programmes, produits et services durables et efficaces
  • favoriser la collaboration et la communication
  • préserver l’information essentielle pour des besoins de découverte et de réutilisation
  • protéger la mémoire de l’organisation

Les documents qui fournissent des éléments de preuve des activités et des transactions présentent les qualités suivantes :

Authenticité – il est possible de prouver qu’un document est bien ce qu’il est censé être.

Un document authentique indique clairement qui l’a créé, la date de sa création et de sa modification, et son objectif.

Les tampons de date, les signatures originales, la gestion de l’identité et les métadonnées d’authentification peuvent contribuer à garantir l’authenticité d’un document.

Intégrité – un document est complet et non altéré.

Toutes les données ou tous les renseignements se rapportant au document sont présents. Par exemple, tous les documents relatifs à un dossier doivent être classés ensemble. S’il manque des documents ou que ceux‑ci ne peuvent pas être localisés, le dossier a perdu son intégrité.

L’intégrité d’un document est fonction du système et des processus utilisés pour la tenue des dossiers. Par exemple, les systèmes électroniques qui ne permettent pas de savoir si les documents ont été modifiés, déplacés ou supprimés ne sont pas intègres.

Facilité d’utilisation – un document peut être localisé, récupéré et utilisé au cours de l’activité professionnelle.

Les documents doivent rester lisibles et accessibles aussi longtemps que l’on en a besoin. Par exemple, les documents conservés dans des formats de fichiers désuets ne sont pas utilisables.

Par saisie des documents, on entend la conservation ou le stockage des documents dans un système de tenue de dossiers.

Un système de tenue de dossiers a pour buts de :

  • permettre aux utilisateurs de classer, de localiser et de récupérer facilement les documents dont ils ont besoin;
  • regrouper les documents connexes afin de disposer d’un dossier « complet » des activités professionnelles;
  • supprimer la nécessité de prendre des décisions individuelles ou ad hoc sur la gestion des documents pour éviter les doublons et l’accumulation non gérée de documents;
  • faire état de l’activité professionnelle;
  • permettre d’appliquer les règles de gestion des documents de manière responsable et complète.

La saisie des documents dans un système de tenue des dossiers fiable, conformément aux procédures établies, contribuera à garantir que les documents conservent leur authenticité, leur intégrité et leur facilité d’utilisation.

Au fil du temps, la conjonction de bonnes pratiques de création et de saisie et de systèmes de tenue de dossiers adéquats permettra d’obtenir des documents fiables, capables de soutenir un examen minutieux et de servir de base à des décisions fondées sur des données probantes.

Pour en savoir plus sur la création et la saisie des documents, consultez les lignes directrices suivantes (en anglais seulement) :

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2 - Organisation et utilisation des documents

L’organisation des documents est une pratique essentielle de la gestion des documents et de l’information. Les documents doivent être organisés dans un système partagé pour que les utilisateurs autorisés puissent y avoir facilement accès.

Une bonne organisation repose sur des méthodes et des procédures convenues pour garantir que les documents connexes sont sauvegardés et gérés ensemble.

La classification est une composante essentielle de l’organisation des documents et de l’information et peut être effectuée de diverses façons (par exemple, structures de fichiers hiérarchiques, indexation robuste/marquage des métadonnées).

Un bon système d’organisation avec une classification adéquate permettra de gérer les documents de manière exhaustive.

L’utilisation efficace des documents est subordonnée aux qualités mentionnées ci-dessus qui caractérisent les bons documents. Les documents utilisables sont ceux qui peuvent être localisés, réaffectés et partagés (quand c’est autorisé), d’où leur valeur accrue pour le gouvernement.

Pour garantir l’utilisation continue des documents, il peut également être nécessaire de procéder à leur conversion ou à leur migration. Par exemple, la numérisation des dossiers sur papier est une pratique de conversion courante qui améliore l’accessibilité et l’utilisation des documents.

L’organisation et l’utilisation des documents vont de pair avec le cycle de vie des documents :

  • Les dossiers actifs sont ceux qui sont activement créés, enrichis et utilisés pour exécuter une activité, prendre des décisions ou effectuer une transaction. Ils sont consultés régulièrement et doivent être à portée de la main et rapidement accessibles.
  • Les dossiers fermés sont ceux qui ne sont plus enrichis parce que l’activité, la décision ou la transaction est terminée.
  • Les dossiers semi-actifs sont ceux qui sont fermés, mais qui sont nécessaires pour se reporter aux documents afin de satisfaire à d’autres exigences. Par exemple, l’utilisation active des dossiers des clients peut prendre fin lorsque les dossiers sont fermés, le paiement effectué ou les services terminés. Après ce temps, il peut être nécessaire d’accéder aux documents pendant un certain temps (par exemple, en période d’appel ou d’examen de programme).

Pour de plus amples renseignements sur l’organisation et l’utilisation des documents, voir les ressources suivantes (en anglais seulement) :

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3 - Protection et gestion des documents

La protection et la gestion des documents englobent une vaste gamme d’activités visant à garantir que les documents et l’information conserveront leur authenticité et leur intégrité, seront fiables et utilisables, et seront conservés aussi longtemps que nécessaire.

Ces activités peuvent comprendre ce qui suit :

  • veiller à ce que les systèmes numériques disposent des capacités nécessaires pour gérer les documents tout au long de leur cycle de vie;
  • évaluer et atténuer les risques pour les documents;
  • élaborer des règles, des politiques, des processus et des procédures opérationnelles appropriés;
  • préparer des calendriers des délais de conservation afin d’établir les règles de conservation et d’élimination des documents et les tenir à jour;
  • mettre en place un schéma de classification et une indexation adéquate pour gérer les documents;
  • améliorer les métadonnées associées aux documents, tant au sein des systèmes utilisés qu’en tant que données de contrôle pour gérer les documents;
  • respecter les processus de sécurité et les conditions d’accès;
  • élaborer des journaux d’audit pour garantir que toutes les actions relatives aux documents sont autorisées

La gestion efficace des documents accroît la sécurité et le contrôle intellectuel des actifs les plus importants du gouvernement et réduit les coûts et les risques inutiles.

Un aspect important de la protection et de la gestion des documents est l’intégration des exigences en matière de tenue de documents dans les calendriers des délais de conservation.

Les calendriers des délais de conservation sont un mécanisme de base pour la gestion des documents gouvernementaux. Ils :

  • indiquent les fonctions et les activités d’un secteur de programme et les documents fournissant la preuve de ces activités;
  • précisent la durée de conservation des documents pour répondre aux besoins juridiques, fiscaux et administratifs;
  • permettent l’élimination autorisée des documents lorsque leur créateur n’en a plus besoin;
  • sont utilisés pour tous les documents, quel que soit leur format, y compris les documents papier et numériques.

Conformément à la Loi sur les archives et la tenue de dossiers :

  • des calendriers des délais de conservation doivent être établis pour tous les documents gouvernementaux, y compris les documents électroniques;
  • chaque ministère/organisme gouvernemental doit préparer des calendriers des délais de conservation pour approbation par l’archiviste du Manitoba, conformément aux politiques et aux procédures établies;
  • les documents ne doivent pas être détruits s’ils ne figurent pas dans un calendrier des délais de conservation approuvé.

Pour de plus amples renseignements sur la protection et la gestion des documents, consultez les ressources suivantes (en anglais seulement) :

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4 - Conservation et élimination des documents

Conservation des documents : La durée de conservation des documents a beaucoup à voir avec la raison pour laquelle les documents sont en fait nécessaires. Les documents fournissent de l’information sur quelque chose qui s’est produit, notamment sur les éléments « qui, quoi, quand et pourquoi ». Lorsqu’ils déterminent la durée de conservation des documents, les secteurs de programme doivent tenir compte de la nécessité de rendre compte des actions et des décisions, des éléments de preuve pour être à l’abri de toute responsabilité, des données de référence pour les actions futures et du soutien à la planification et à l’évaluation.

Les délais de conservation sont généralement fixés pour des groupes de documents connexes (séries de documents), car les documents sont souvent interdépendants. Le processus de création d’un calendrier de conservation aide les directeurs à déterminer les séries de documents et les délais de conservation appropriés en analysant et en considérant le contexte opérationnel et les exigences mentionnées ci-dessus.

Une fois établis, les délais de conservation sont indiqués dans des calendriers de conservation, qui servent d’autorité permanente pour guider la conservation et l’élimination des documents au fil du temps.

Les documents numériques sont conservés par le ministère pendant toute la période de conservation. Les documents numériques qui ont une longue période de conservation peuvent devoir faire l’objet d’une conversion ou d’une migration pour garantir qu’ils restent fiables et accessibles aussi longtemps que nécessaire.

Les documents physiques peuvent être conservés par le ministère pendant toute la période de conservation, ou ils peuvent être mis en entreposage semi‑actif au Centre de préarchivage du gouvernement une fois que les dossiers sont fermés et ne sont plus consultés fréquemment.

Le Centre de préarchivage est une installation d’entreposage sécurisée, rentable et spécialement conçue pour fournir des services centralisés d’entreposage, de récupération et de destruction de documents à tous les ministères et organismes gouvernementaux. Le transfert des documents vers le Centre est un processus réglementé visant à garantir que les documents sont gérés conformément aux pratiques exemplaires de gestion des documents. Les documents en entreposage semi-actif peuvent être retirés du Centre par le bureau responsable des documents. Le Centre offre des services de livraison et de ramassage sécurisés, et effectue le suivi des fichiers récupérés.

Pour de plus amples renseignements sur les documents conservés, voir les ressources suivantes (en anglais seulement) :

Les documents gouvernementaux ne peuvent être éliminés que lorsqu’ils ont atteint la fin de leur période de conservation prévue et ils doivent être détruits de la manière autorisée. Il existe deux façons de disposer des documents gouvernementaux : leur « destruction » et leur « transfert aux archives » (conservation permanente).

Destruction : La destruction des documents, quel que soit leur format, doit se faire de la façon autorisée. Les documents doivent :

  • figurer dans un calendrier des délais de conservation approuvé;
  • avoir atteint la date de leur élimination;
  • ne pas faire l’objet d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, d’une lettre de préservation de la preuve, d’un audit ou d’une autre enquête;
  • être détruits ou supprimés en toute sécurité, conformément aux normes de l’industrie qui garantissent que les documents ne peuvent pas être reconstitués ou restaurés;
  • leur destruction doit être documentée d’une manière démontrant la responsabilité de l’action.

Pour ce qui est des documents numériques, certains secteurs de l’administration publique auront des systèmes de tenue de documents plus robustes et des pratiques contrôlées permettant la destruction transparente, automatisée et autorisée des documents. Quelles que soient les capacités technologiques disponibles, les secteurs de programme doivent s’assurer que la suppression des documents gouvernementaux numériques répond aux exigences minimales ci-dessus. Cela peut exiger l’adoption de pratiques et de procédures supplémentaires pour soutenir le processus.

Pour ce qui est des documents physiques, le Centre offre un service d’élimination contrôlé, rentable, documenté, sûr et responsable. Les dossiers sont déchiquetés conformément aux normes de l’industrie et le papier déchiqueté est recyclé.

L’utilisation d’autres méthodes de destruction des documents gouvernementaux est autorisée dans certaines circonstances. Voir Procedure GRO 2 Transferring Government Records (PDF) et Government Records Policy: Office Paper Shredders (PDF) (en anglais seulement).

Transfert aux Archives :Un petit pourcentage des documents créés par le gouvernement est considéré comme ayant une valeur durable pour le gouvernement et la société. Ce sont les Archives qui le déterminent au cours du processus d’établissement des calendriers des délais de conservation des documents.

Les documents d’archives physiques sont transférés dans les voûtes à atmosphère contrôlée des Archives du Manitoba pour être conservés. Les Archives fournissent un environnement sûr et protecteur, et facilitent également l’utilisation des documents à long terme par le gouvernement et le public.

À l’heure actuelle, les Archives n’ont pas la capacité d’acquérir, de protéger et de préserver les documents numériques. Les ministères doivent donc protéger ces documents jusqu’à ce que les Archives puissent accepter le transfert de documents numériques.

L’accès aux documents archivistiques, comme à tous les autres documents gouvernementaux, est soumis à la législation et à la politique régissant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Pour de plus amples renseignements sur les documents archivistiques, voir :

Pour en savoir davantage sur la gestion des documents et de l’information au gouvernement du Manitoba, rendez‑vous aux sites suivants :

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