Archives du Manitoba
Foire aux questions pour des documents du gouvernement
Gestion de documents
- Existe-t-il en matière de gestion des documents des exigences législatives ou des politiques que nous devons respecter?
- Quel est le meilleur moyen d’en savoir plus sur la gestion des documents au sein du gouvernement du Manitoba?
- Le rôle des Archives n'est-il pas de conserver les documents historiques? Qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion de documents?
- Qu'est-ce que la LAIPVP a à voir avec la gestion de documents?
Calendriers des délais de conservation
- Comment savoir quels sont les calendriers des délais de conservation qui existent à l'égard de nos documents?
- Notre bureau a des documents qui ne figurent dans aucun calendrier. Que devons-nous faire?
- Nous avons toujours besoin de nos documents. Pourquoi devons-nous préparer un calendrier de conservation à leur égard?
- Il y a dans notre bureau des documents qui n'ont pas besoin d'être conservés très longtemps. Devons-nous créer un calendrier des délais de conservation pour eux?
- Qui est responsable de l'établissement des calendriers des délais de conservation?
- Combien de temps faut-il garder des documents?
Transfert et récupération de documents physiques
- J'ai besoin de transfert des documents. Comment dois-je procéder?
- Puis-je envoyer électroniquement les formulaires remplis du Bureau des documents du gouvernement?
- J'ai besoin de récupérer des documents. Comment savoir s'ils se trouvent au Centre de préarchivage ou aux Archives?
Gestion des documents numériques
- Puis-je transférer des documents numériques au Centre de préarchivage du gouvernement?
- Puis-je transférer des documents archivistiques numériques aux Archives du Manitoba?
Élimination des documents
- Puis-je détruire des documents?
- Que dois-je faire des copies excédentaires qu'il n'est pas nécessaire de garder?
- Que dois-je savoir au sujet des bacs bleus destinés au recyclage du papier?
- Pouvons-nous déchiqueter nos propres documents?
Gestion des documents
Existe-t-il en matière de gestion des documents des exigences législatives ou des politiques que nous devons respecter?
Oui, la Loi sur les archives et la tenue de dossiers (la Loi) stipule que l’archiviste du Manitoba doit établir des lignes directrices, des politiques et des normes pour la tenue des dossiers. Le cadre de politiques et d’exigences applicables aux ministères et aux organismes en matière de tenue des dossiers (publié en anglais seulement sous le titre Recordkeeping Framework for Departments and Agencies: Policies and Requirements (PDF)) énonce trois politiques de haut niveau et vingt exigences connexes que les entités gouvernementales assujetties à la Loi devraient constamment s’attacher à respecter. La Loi prévoit également que les ministères et les organismes doivent disposer de calendriers des délais de conservation pour la gestion de leurs documents.
Quel est le meilleur moyen d’en savoir plus sur la gestion des documents au sein du gouvernement du Manitoba?
Tout d’abord, nous recommandons que chacun et chacune suive le cours d’introduction à la gestion des dossiers et de l’information au sein du gouvernement du Manitoba (offert en anglais seulement sous le titre Introduction to Records and Information Management in the Manitoba Government). Ce cours est disponible sur le système de gestion de l’apprentissage (LMS) pour les personnes qui y ont accès, ainsi que sur notre site Web sous forme de vidéo YouTube pour celles et ceux qui n’ont pas accès au LMS.
De plus, nos pages Web Les documents et la tenue des dossiers et La gestion des documents au sein du gouvernement du Manitoba donnent un aperçu des responsabilités en matière de tenue des dossiers et proposent des liens vers d’autres documents d’orientation pour en apprendre davantage sur ce thème.
Nous publions par ailleurs sur notre blogue interne Outside the Box de quatre à douze articles par an sur divers sujets liés à la tenue des dossiers qui sont pertinents pour le gouvernement du Manitoba, et nous alertons les abonnés sur les nouveaux contenus de notre site Web. Si vous êtes membre du personnel gouvernemental et n’avez pas accès au réseau intranet, écrivez à gro@gov.mb.ca pour demander l’ajout de votre adresse à la liste de diffusion.
Le rôle des Archives n’est-il pas de conserver les documents historiques? Qu’est-ce que cela a à voir avec la gestion de documents?
Oui, les Archives du Manitoba sont les archives du gouvernement. Elles ont pour responsabilité de désigner, de préserver et de mettre à la disposition du public les documents ayant une valeur durable (archivistique) pour le gouvernement et la société.
Mais les Archives ont un autre mandat connexe prévu par la Loi. Celui « de promouvoir et de faciliter la bonne tenue des dossiers constitués de documents gouvernementaux afin que soient renforcées la gestion efficace du gouvernement et sa responsabilisation ».
Ce mandat double a été établi pour une bonne raison. Toute organisation a besoin de politiques et de normes pour la gestion de documents, et le gouvernement ne fait pas exception à la règle. Un programme complet de gestion des documents permet également au gouvernement de repérer de manière systématique les documents ayant une valeur archivistique et de planifier leur préservation et leur utilisation à long terme. Les Archives ont un rôle directeur dans ces deux domaines par l’intermédiaire de son programme intégré de gestion des documents et d’archivage.
Qu’est-ce que la LAIPVP a à voir avec la gestion de documents?
La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) autorise l’accès à l’information que détiennent les organismes publics (le gouvernement), sous réserve de certaines exceptions déterminées. La Loi prévoit aussi la protection des renseignements personnels que le gouvernement peut recueillir, utiliser et divulguer. Les organismes publics sont tenus par la LAIPVP de satisfaire aux demandes d’accès à l’information conformément aux dispositions de la Loi. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter le site Web sur la LAIPVP.
La LAIPVP ne contient aucune disposition relative à la création, à la conservation et à l’élimination des documents gouvernementaux. Ces exigences en matière de gestion des documents sont régies par la Loi sur les archives et la tenue de dossiers.
Ces deux lois portent sur des aspects différents de l’obligation redditionnelle au sein du gouvernement, mais sont liées pour des raisons pratiques. Une bonne tenue des dossiers permet au gouvernement de trouver l’information et de satisfaire ainsi aux demandes d’accès en vertu de la LAIPVP. De plus, les renseignements recueillis sur les documents et consignés conformément aux exigences en matière de gestion de documents de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers sont utilisés par le gouvernement pour faciliter la recherche d’information demandée en vertu de la LAIPVP.
Calendriers des délais de conservation
Comment savoir quels sont les calendriers des délais de conservation qui existent pour nos documents?
Chaque bureau du gouvernement devrait avoir des copies des calendriers des délais de conservation approuvés. La personne chargée de la coordination de la gestion des documents dans chaque ministère ou organisme conserve également un jeu complet des calendriers. Veuillez communiquer avec cette personne si votre bureau ne dispose pas des copies de ces calendriers.
Notre bureau a des documents qui ne figurent dans aucun calendrier. Que devons-nous faire?
Tous les documents détenus par le gouvernement doivent être gérés en fonction de calendriers des délais de conservation approuvés. Vous trouverez dans le document intitulé BDG 1 : La préparation des calendriers des délais de conservation (PDF) des instructions sur la manière de préparer un tel calendrier. Voir également les documents suivants (en anglais seulement) : Records Schedules: What Managers Need to Know (PDF) et Records Scheduling: The Recommended Approach (PDF).
Nous avons encore besoin de nos documents. Pourquoi devons-nous préparer un calendrier de conservation à leur égard?
Les calendriers de conservation répertorient les documents détenus par le gouvernement. Ce sont des inventaires très utiles pour planifier la gestion des documents, les protéger et y donner accès. La conservation et l’élimination devraient être définies à l’avance pour tous les documents actifs (courants). Une fois que cela est fait, les calendriers approuvés constituent un plan pour la tenue des dossiers.
Les exigences en matière de conservation peuvent influer sur la manière dont les documents sont conservés (leur classement ou leur format). Il convient donc de connaître ces exigences dès la création des documents. Les exigences en matière de conservation définies dans les calendriers reflètent des besoins fonctionnels à prendre en compte lors de la planification des systèmes électroniques. On devrait également comprendre ces exigences et en tenir au moment de numériser des documents ou de les convertir en d’autres formats à des fins opérationnelles courantes.
Les calendriers des délais de conservation indiquent les documents qui ont une valeur archivistique, ce qui permet au gouvernement de planifier la préservation permanente de ces documents.
Enfin, la Loi sur les archives et la tenue de dossiers exige que les entités gouvernementales préparent des calendriers des délais de conservation pour tous les documents qu’elles détiennent ou dont elles sont responsables.
Il y a dans notre bureau des documents qui n’ont pas besoin d’être conservés très longtemps. Devons-nous créer un calendrier des délais de conservation pour eux?
Oui, tous les documents du gouvernement doivent être inclus dans des calendriers des délais de conservation, quel que soit la durée de conservation nécessaire ou leur format (p. ex., papier, électronique). Les calendriers de conservation sont conçus pour permettre l’élimination régulière des documents dès que toutes les exigences en matière de conservation auxquelles ils étaient soumis ont pris fin. Beaucoup de documents administratifs de routine ne sont conservés que brièvement, et les calendriers prévoient l’élimination immédiate de certains documents.
Il est préférable d’établir en même temps les calendriers des délais de conservation pour tous les documents d’un même bureau. Cela permet aux responsables et aux Archives d’avoir une vue d’ensemble et facilite l’établissement de délais de conservation adéquats pour chaque série ou groupe de documents.
Qui est responsable de l’établissement des calendriers des délais de conservation?
En vertu de la Loi sur les archives et la tenue de dossiers, les entités gouvernementales sont responsables de l’établissement des calendriers des délais de conservation à l’égard des documents qu’elles détiennent ou dont elles sont responsables. Les calendriers sont préparés en consultation avec les Archives (le Bureau des documents du gouvernement), en suivant les directives établies par celles-ci, et sont approuvés par l’archiviste du Manitoba. Pour en savoir plus sur l’établissement des calendriers, voir les documents suivants (en anglais seulement) : Records Schedules: What Managers Need to Know (PDF), Records Scheduling: The Recommended Approach (PDF) et BDG 1 : La préparation des calendriers des délais de conservation (PDF) .
Combien de temps faut-il garder des documents?
Il n’y a pas de réponse simple à cette question, car le délai de conservation d’un document dépend de la nature de ce document et des circonstances dans lesquelles il a été créé et utilisé. Bien que certains documents doivent être conservés pendant des périodes précises, fixées par des lois, des règlements ou des normes professionnelles, la plupart ne sont soumis à aucune règle particulière.
La période de conservation d’un document dépend de la raison pour laquelle on a eu besoin de ce document au préalable. Un document fournit des éléments probants fiables sur « qui, quoi, quand et pourquoi quelque chose s’est produit ». Pour savoir combien de temps conserver de tels éléments, les gestionnaires responsables des documents devraient connaître toutes les règles ou politiques officielles existantes qui définissent des périodes de conservation et tenir également compte des points suivants :
- le besoin de rendre compte de mesures et de décisions prises;
- le besoin d’éléments probants concernant des obligations financières ou contractuelles afin d’éviter des litiges et de se prémunir contre la responsabilité;
- le besoin de consulter des documents sur des actions antérieures pour entreprendre des actions ultérieures;
- le besoin à plus long terme de renseignements facilitant la planification et l’évaluation de programmes.
Les périodes de conservation sont généralement définies pour un groupe (une série) de documents apparentés, car les documents sont souvent interdépendants. La préparation des calendriers des délais de conservation aide les gestionnaires à répertorier des séries de documents et à établir des périodes de conservations adéquates. Les périodes de conservation sont indiquées dans des calendriers des délais de conservation, qui servent d’autorité permanente pour la conservation et l’élimination de tous les documents. Pour en savoir plus à ce sujet, voir les documents suivants: Determining Retention Periods (PDF) (en anglais seulement) et BDG 1 : La préparation des calendriers des délais de conservation (PDF).
Transfert et récupération de documents physiques
J’ai besoin de transférer des documents. Comment dois-je procéder?
Tout d’abord, il convient de consulter les ressources suivantes (en anglais seulement) : Transferring Records to the Government Records Centre (vidéo) et BDG 2 : Le transfert de documents gouvernementaux (PDF) (écrite). Vous devriez aussi disposer des formulaires relatifs aux listes de documents transférés ainsi que de la série complète des calendriers des délais de conservation approuvés pour votre bureau. Si vous n’avez pas vos calendriers, communiquez avec la personne responsable de la coordination des documents au sein de votre ministère ou organisme, qui pourra vous aider concernant toute question relative au transfert des documents.
Il est important de suivre les directives indiquées dans le document Procédure BDG 2 et de vous référer aux calendriers. Les formulaires de listes qui ne sont pas remplis correctement vous seront renvoyés, ce qui ralentira le processus de transfert des documents.
Puis-je transmettre par voie électronique les formulaires remplis du Bureau des documents du gouvernement?
Vous pouvez vous procurer les formulaires en Word afin de les remplir en version électronique. Cependant, tous les formulaires doivent être imprimés, signés et envoyés sur support papier. Nous espérons disposer à l’avenir d’un système qui permettra de déposer en ligne les listes des documents transférés et les calendriers des délais de conservation.
J’ai besoin de récupérer des documents. Comment savoir s’ils se trouvent au Centre de préarchivage ou aux Archives?
Veuillez consulter votre copie de la liste originale des documents transférés. Si votre bureau n’a pas de copie de la liste, veuillez communiquer avec la personne responsable de la coordination des documents de votre bureau.
Si la date d’élimination qui figure sur la liste est encore à venir, cela veut dire que les documents sont en entreposage semi-actif au Centre de préarchivage et qu’ils peuvent être récupérés pour être utilisés dans le ministère. Voir le document intitulé BDG 3 : La récupération de documents (PDF) pour savoir comment récupérer des documents.
Si la mesure d’élimination est un transfert aux Archives et que la date d’élimination est dépassée, veuillez communiquer avec les Archives du secteur public et du secteur privé pour demander l’accès aux documents en question.
Gestion des documents numériques
Puis-je transférer des documents numériques au Centre de préarchivage du gouvernement?
Le Centre de préarchivage du gouvernement assure uniquement l’entreposage des documents physiques. Les documents numériques qui ne sont plus nécessaires à une utilisation active, mais qui continuent d’être assujettis à une exigence de conservation doivent être conservés par le ministère ou l’organisme responsable. Contrairement aux documents physiques, il n’est pas prévu d’établir une capacité de stockage centralisée pour les documents numériques « semi-actifs ». Ceux-ci seront conservés par le ministère responsable pendant toute la période de conservation.
Puis-je transférer des documents archivistiques numériques aux Archives du Manitoba?
Actuellement, les Archives du Manitoba n’ont pas la capacité d’acquérir, de protéger et de préserver des documents numériques. Les ministères doivent donc protéger ces documents jusqu’à ce que les Archives puissent accepter le transfert de documents numériques. Cela peut inclure la migration des formats ou la conservation des documents numériques en utilisant les méthodes d’entreposage recommandées. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez la fiche d’information sur les systèmes de tenue des dossiers (PDF) (en anglais seulement).
Élimination des documents
Puis-je détruire des documents?
Vous pouvez le faire uniquement selon ce que prévoient les calendriers des délais de conservation approuvés. Pour obtenir des instructions sur la manière d’éliminer des documents, voir la page Conservation et élimination des documents.
Si nous numérisons nos documents, pouvons-nous détruire les originaux en version imprimée?
Uniquement si leur destruction est prévue dans un calendrier des délais de conservation approuvé :
- Si les documents ne font pas l’objet d’un tel calendrier, un calendrier doit être établi concernant leur conservation et leur élimination autorisée, que ce soit en version imprimée ou numérique.
- Si les documents font l’objet d’un calendrier, mais que celui‑ci n’inclut pas les documents numériques, le calendrier devrait être révisé pour mettre à jour l’information relative à vos pratiques de tenue des dossiers et inclure une disposition relative à la gestion des originaux en version imprimée et des documents numériques. En fonction de la nature des documents et de la mesure d’élimination, il peut être nécessaire d’étudier quelle version sera considérée comme étant le document officiel aux fins de tenue des dossiers.
Pour en savoir plus à ce sujet, voir les documents Digitizing Records (PDF) et Digitizing Records, Appendix A – Business Needs Analysis (PDF) (en anglais seulement).
Remarque : Les originaux en version imprimée ne sont pas des documents transitoires (PDF) et ne peuvent pas être transférés dans le cadre d’un calendrier de conservation de documents transitoires (« non-filed »).
Que dois-je faire des copies excédentaires qu’il n’est pas nécessaire de garder?
Les « copies » sont des documents gouvernementaux qui doivent être gérés selon les calendriers des délais de conservation approuvés.
Les documents sont conservés dans différents bureaux pour différentes raisons. Avec la prolifération des documents numériques dans des plateformes et programmes divers, il est compréhensible qu’il y ait des doublons à l’échelle du gouvernement. Ceci étant dit, chaque bureau est responsable de la création et de la conservation des documents qui fournissent des éléments probants et des renseignements sur ses fonctions et ses activités. Les documents font partie intégrante des opérations du gouvernement et sont le produit de chaque processus dans chaque bureau – des processus administratifs les plus courants aux services et aux activités de programme uniques que le gouvernement est chargé d’exécuter.
Si votre bureau possède des copies supplémentaires qui sont légitimement des documents transitoires et ne doivent pas être conservées, ces copies peuvent être éliminées conformément au calendrier de conservation des documents imprimés transitoires de votre ministère ou organisme ou au calendrier général établi pour les documents électroniques transitoires de l’ensemble du gouvernement. Veuillez consulter notre fiche d’information sur les documents transitoires (PDF) (en anglais seulement) et le document BDG 2 : Le transfert de documents gouvernementaux (PDF).
Que dois-je savoir au sujet des bacs bleus destinés au recyclage du papier?
Étant donné que le papier collecté dans des bacs bleus n’est pas déchiqueté avant d’être recyclé, l’information confidentielle qu’il peut contenir ne sera pas protégée. Pour cette raison, les bacs bleus ne devraient être utilisés que pour des documents imprimés non confidentiels, tels que les documents publiés par des entités gouvernementales ou non gouvernementales (communiqués, documents de recherche, manuels, articles sur Internet), les enveloppes, les documents imprimés (magazines, journaux, dépliants, calendriers), le papier d’emballage pour imprimante, etc.
Pouvons-nous déchiqueter nos propres documents?
Non. L’usage de déchiqueteuses pour le bureau n’est autorisé que dans des circonstances exceptionnelles. Pour plus d’information à ce sujet, consultez le document intitulé Government Records Policy – Office Paper Shredders (en anglais seulement).
Les bureaux situés à l’extérieur de Winnipeg peuvent employer des services de déchiquetage locaux pour détruire des documents assujettis aux calendriers de délais de conservation approuvés. Comme l’explique le document BDG 2 : Le transfert de documents gouvernementaux (PDF), toute destruction de documents à l’échelle locale doit se faire devant témoin et être documentée officiellement.
