Planification du cadre de référence d'une étude

Établir le cadre de référence d'une étude garantit que celle-ci correspondra aux objectifs globaux de l'établissement ou de l'organisation. Ce cadre représente une entente de tous les participants sur les intentions exactes de l'étude. Il permet de préciser les questions, les besoins d'information et le format du produit final, et d'assigner les rôles et les tâches particulières afin que tous les participants comprennent ce que l'on attend d'eux.

Le cadre de référence constitue également l'élément principal de toute entente contractuelle établie avec un expert-conseil privé, si l'on y a recours. Il permet au groupe client de surveiller et de contrôler l'étude.

Partie I

Renseignements fournis par le groupe ou l'organisation.

Renseignements généraux

  • Quel est le groupe, le comité ou l'organisme en charge de l'étude?

  • Quels sont les groupes représentés?

  • Quel est l'objectif principal du groupe? Si plusieurs groupes participent à l'étude, leurs besoins particuliers ont-ils été regroupés en objectifs communs, ou s'agit-il là d'un des buts de l'étude?

Description de la communauté

  • Décrivez brièvement la communauté ou la région qui doit être couverte par l'étude.

  • Résumez les points forts et les problèmes apparents.

Nécessité de l'étude

  • Quels sont les opportunités, les questions, les situations, les problèmes ou les événements actuels qui démontre l'importance de commencer maintenant cette étude?

Objectifs de l'étude

  • Résumez les objectifs de l'étude (faire des recherches, analyser, guider, planifier, réviser des priorités et des options, faire des recommandations, identifier des stratégies, etc.).

  • Le produit final sera... (un document écrit, un plan directeur) qui sera utilisé pour... (développer, mettre en place, coordonner, etc.).

Partie II

Renseignements fournis par le groupe ou l'organisation.

A. Calendrier d'exécution

Quand l'étude commencera-t-elle, et quand doit-elle être terminée ? Certaines étapes doivent-elles être achevées à des dates particulières ? Le calendrier d'exécution peut être exprimé en fonction de dates précises ou en fonction de délais de réalisation (par exemple : un rapport provisoire doit être soumis tant de jours ou de semaines après le début du projet).

Pour les études plus complexes ou occasionnant d'importantes dépenses, il s'avère souvent utile d'aménager des délais d'attente et de réflexion à intervalles raisonnables. Ces délais permettent au client de continuer la surveillance de l'équipe d'étude et de s'assurer que personne ne gaspille son temps (ou les fonds du projet).

B. Horaire préliminaire

Une fois le cadre de référence établi, par qui doit-il être approuvé (conseil d'administration, agences gouvernementales concernées, bailleurs de fonds)? À quelle étape les experts-conseils seront ils invités à soumettre leurs propositions? Qui révisera et sélectionnera les propositions? Ces étapes devraient faire l'objet d'un calendrier d'exécution.

Est-il nécessaire d'organiser une campagne de financement? Si c'est le cas, quel processus et quels délais faut-il adopter?

C. Rôles et responsabilités

La liste des principales agences et personnes qui participent à la planification devrait être accompagnée d'un commentaire expliquant la raison de cette participation et la contribution qui est attendue de chacune. En général, cette section identifie la manière dont cette participation sera encouragée au sein de l'organisation cliente, des agences gouvernementales, des autres établissements ou organismes concernés par l'étude, des experts-conseil privés et du grand public, ainsi que les raisons de cet encouragement. Les participants varient selon la nature du sujet de l'étude. Quelle information sera fournie aux experts-conseils?

D. Méthode

De quelle manière ces agences et ces personnes vont-elles interagir ? Qui aura la responsabilité de surveiller le développement des différents aspects du projet et le travail des autres? (Par exemple : les participants vont-ils travailler en équipe et rester en contact constant, travailler de manière individuelle et se rencontrer régulièrement, ou canaliser leurs commentaires par l'intermédiaire d'un coordinateur?) Faudra-t-il soumettre des rapports provisoires (en fonction des pauses critiques décrites dans le calendrier d'exécution ci-dessus, peut-être)? Tous les aspects de l'étude vont-ils être développés simultanément ou de manière consécutive?

E. Produit final

Sous quelle forme l'étude terminée sera-t-elle présentée (rapport écrit, graphiques statistiques, plan détaillé)? Une fois l'étude terminée, qui la passera en revue ? De qui viendra l'acceptation officielle?

F. Utilisation

Une fois acceptée, de quelle manière l'étude sera-t-elle utilisée (pour préparer le niveau de planification suivant, pour lever des fonds, pour soumissionner un contrat)? Par qui sera-t-elle revue (le plus probablement, par plusieurs des agences qui y ont participé)?

Partie III

Directives pour les experts-conseils qui font l'étude.

Besoins d'information

A. Inventaire des ressources

  • Liste de tous les organismes, établissements, collections et sites de protection du patrimoine qui se trouvent dans la région visée par l'étude, accompagnée d'une brève description de chacun.

  • Liste des autres ressources de loisir existantes (parcs, stations de vacances, groupes artistiques et culturels, établissements de loisir situés dans la région de l'étude) qui pourraient influencer la planification, accompagnée d'une brève description. De quelle manière ces ressources se complémentent-elles ou font-elles double-emploi?

B. Participation communautaire

Les experts-conseils devraient pouvoir démontrer que les groupes suivants ont été consultés ou ont pu participer à l'étude :

  • organismes locaux et provinciaux de protection du patrimoine;

  • clubs philanthropiques;

  • groupes d'intérêt particulier;

  • agences et représentants locaux, provinciaux et fédéraux;

  • grand public.

Cette consultation ou participation peut comprendre :

  • la présence de représentants communautaires dans l'équipe d'étude;

  • la mise en place de comités chargés de tâches;

  • la tenue de réunions publiques;

  • une invitation à soumettre des présentations et des mémoires;

  • des sondages publics;

  • une revue ou analyse des informations déjà rassemblées.

C. Analyse de marché et de la clientèle de visiteurs

Synthèse de la situation actuelle : visites du site, de l'établissement, de la communauté ou de la région en fonction du mois, de la saison, de la proximité et des voies d'accès principales, en fonction de trois groupes : écoles, visiteurs locaux et visiteurs de l'extérieur.

  • On peut demander des données de comparaison avec un autre établissement, une autre communauté ou un autre site proches ou situés dans une autre région.

  • Des prévisions doivent être établies en ce qui concerne le type et le niveau de visite attendue, dans l'immédiat et à longue échéance, en fonction de la fréquence de visite des effectifs scolaires, des visiteurs locaux et des visiteurs de l'extérieur. Ces prévisions devraient identifier et justifier les segments de marché offrant le plus grand potentiel de croissance et de développement.

D. Thèmes et collections

  • Identification des collections et des thèmes historiques les plus importants liés au site, à l'établissement ou à la région. Identification des collections et des thèmes actuellement représentés ou interprétés aux sites existants, etc., et identification des collections et des thèmes importants qui y sont actuellement sous-représentés.

  • Recommandations, avec justification, des priorités à établir pour un développement des thèmes et des collections qui offrira une interprétation équilibrée du site, de l'établissement, etc.

  • Évaluation des besoins de conservation des collections, du site, etc., et recommandations des priorités à établir pour la préservation à long terme.

E. Programmes

  • Synthèse des programmes éducatifs et des programmes de présentation, de recherche et de vulgarisation existants dans l'établissement, la communauté ou la région.

  • Recommandations sur le type et le niveau des programmes qui pourraient être offerts, avec priorités et répercussions financières.

F. Installations

  • Analyse des sites, des ressources, des établissements, etc., qui existent déjà.

  • Recommandations sur les activités, les fonctions et les services qui doivent être offerts aux nouveaux sites et aux sites existants.

  • Recommandations sur le niveau minimum de développement nécessaire pour atteindre les objectifs de l'étude.

  • Recommandations sur les phases de développement à établir, en fonction des priorités et des ressources disponibles. Conséquence financière de chaque phase.

G. Besoins organisationnels

  • Synthèse des structures organisationnelles existantes, ainsi que de la distribution actuelle du personnel.

  • Recommandations sur les structures organisationnelles, les organismes coordonnateurs et le personnel nécessaire pour gérer le projet et ses programmes.

H. Besoins de capitaux

Préparation d'un budget d'investissement précisant les coûts suivants :

  • achat du site;

  • voirie, aménagement du paysage, services publics du site;

  • construction ou rénovation du bâtiment;

  • ameublement et équipement;

  • préparation et installation de l'exposition.

I. Budget d'exploitation

Préparation d'un budget d'exploitation indiquant les prévisions de coûts suivantes :

  • administration et coordination;

  • revenus d'exploitation de toutes les sources;

  • salaires et avantages sociaux;

  • développement du thème, recherche et programmes de conservation;

  • exposition, programmes éducatifs et de diffusion externe;

  • fournitures et entretien ;

  • publicité et relations publiques.

J. Sources de financement et disponibilité

  • Examen des sources de financement existantes provenant de la communauté, des visiteurs, de fondations privées et des gouvernements locaux, provinciaux et fédéraux.

  • Prise de contact avec des sources de financement potentielles et estimation du niveau de soutien qu'elles pourraient offrir.

K. Calendrier d'exécution

  • Recommandations sur les priorités à adopter, répercussions sur la planification et conséquences financières, aux différentes phases du projet.

L. Contraintes

  • Existe-t-il des décisions financières, réglementaires ou de programmation, des développements divers, des prévisions économiques ou des considérations légales, politiques ou écologiques qui pourraient avoir des répercussions sur l'étude?

  • Quelles sont les contraintes de temps existantes?

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